Projektbericht: Digitalisierung im Personalbereich
Nutzung moderner Now-Code / Low-Code (NLC) Technologie
Das Projekt in Stichworten:
- Ein Personalbereich muss mit voller Funktion nach einem Carve Out neu aufgebaut werden
- Alt-Systeme werden teilweise übernommen und teilweise ersetzt
- Es wird ein hohes Maß an Prozessdigitalisierung angestrebt
Nach dem Verkauf einer Sparte aus einem Konzernverbund mit Shared Service Struktur, wurde ich dazu geholt, da der komplette Personalbereich mit voller Funktionsausstattung aufgebaut werden muss. Auch bei der Ausstattung mit personalwirtschaftlicher IT kann nur ein Teil der Alt-Systeme übernommen werden, hierzu zählt das SAP-HCM System. Viele andere Applikationen müssen neu beschafft und implementiert werden.
IT-Systeme beschaffen – Anforderungen schärfen
Neben einem neuen Recruitingsystem und einer Lernplattform, wird auch ein System zur Erfassung der Aufträge an das Personalmanagement benötigt. Für alle Applikationen wurden Anforderungsprofile erstellt. Diese wurden mit dem Personalbereich, der IT und dem Einkauf abgestimmt. Außerdem wurde der Beschaffungsprozess von A – Z begleitet. Für alle Systeme entscheidet man sich für moderne Anwendungen, die in der Cloud laufen.
Neue Technologie / neue Herausforderungen
Bei der Auftragserfassung entscheidet man sich bewusst für eine neue Technologie, die neben der Erfassung von Aufträgen und der Verteilung und Nachverfolgung dieser Aufträge in der Organisation auch die digitale Bearbeitung dieser Aufträge ermöglicht.
Es kommt eine Prozessplattform auf Basis der Now Code / Low Code (NLC) Technologie zum Einsatz. Diese Technologie erlaubt es dem Fachbereich in einem bestimmten Rahmen eigene Prozesse zu erstellen bzw. vorhandene Prozesse bei Bedarf anzupassen. Das alles erfolgt ohne Programmierkenntnisse und somit ohne, dass die eigene IT oder das Herstellerunternehmen hinzugezogen werden muss. Zudem bettet sich das System in die vorhandene Infrastruktur ein und es ist möglich, Daten aus den vorhandenen Systemen (z.B. SAP-HCM) zu lesen, zu bearbeiten und bei Bedarf auch zurückzuschreiben. Die NLC Technologie kann man sich wie ein Software – Lego – Baukasten vorstellen. Fertige Programmbausteine (Now-Code), die zig mal geprüft und produktiv sind, werden miteinander kombiniert und daraus ganze Applikationen zusammengesetzt. Fehlt einmal ein Baustein, wird dieser erstellt bzw. ein vorhandener Baustein entsprechend angepasst (Low-Code) und verwendet. Somit lassen sich beliebige Prozessstrukturen aufbauen.
Nach anfänglichen Problemen auf der Schnittstellenebene konnte der erste einfache Prozess produktiv gesetzt werden und weitere Prozesse werden in Kürze folgen. Dabei kann fast ausschließlich auf einen vorgefertigten Standardprozess zurückgegriffen werden, in dem ein bestimmter Sachverhalt digital erfasst, in einem ein- oder mehrstufigen Genehmigungsverfahren freigegeben bzw. bearbeitet und das Ergebnis ausgegeben wird. In jedem Prozessschritt wird festgelegt, ob ein Begleitdokument erstellt werden muss oder nicht und wer über den Vorgang informiert werden muss. Wird final ein Dokument benötigt, wird ausgesteuert ob und wenn ja in welcher Qualität eine Unterschrift benötigt wird und ob das finale Dokument in einer elektronischen Akte abgelegt werden muss.
Nach erstem Erfolg wird in agiler Arbeitsweise weiter umgesetzt
Da wir in einem durchschnittlichen Personalbereich von 300 – 400 unterschiedlichen Geschäftsvorfällen ausgehen müssen, wird die gesamte Umsetzung noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Da hier jedoch eine agile Projektmethode zur Anwendung kommt, wird die Digitalisierung des Personalbereiches Schritt für Schritt vorangetrieben. Durch die enorm steile Lernkurve der Projektbeteiligten, erhöht sich dabei die Umsetzungsgeschwindigkeit stetig. Die Reihenfolge der zur Digitalisierung vorgesehenen Prozesse wird durch Häufigkeit und Komplexität der Prozesse bestimmt. Insgesamt ein erster wichtiger Schritt in Richtung Digitales HR Department.
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