HR Digital Summit
Ein kurzer Rückblick
Am 17.02. führte unser Partner Faircoach die HR Digital Summit durch, auf der wir online knapp 200 Teilnehmer*innen begrüßen durften. In verschiedenen Vorträgen von Anbietern, Anwendern und Beratern wurde das Thema Digitalisierung in HR betrachtet. Die vielen Fragen der Teilnehmer*innen hat gezeigt, dass wir ein Thema aufgegriffen haben, dass offensichtlich viele Personalverantwortliche aktuell beschäftigt.
Im Mittelpunkt stand unter anderem die digitale Signatur. Ich erlebe es recht häufig bei meinen Kunden, dass es zwar viele Meinungen zu diesem Thema gibt, aber konkretes Wissen eher selten ist. Das liegt vor allem daran, dass die Nutzung digitaler Signaturen gerade im Personalmanagement in den letzten Jahren stark durch die Furcht beeinträchtigt wurde, dass solche Signaturen den Arbeitsgerichten nicht standhalten. Nun muss man aber unterscheiden für welche Dokumente überhaupt Signaturen erforderlich sind und falls dieser Bedarf besteht, welche Qualität diese Signatur haben muss. Bei den digitalen Signaturen unterscheiden wir 3 Qualitäten:
1. Die einfache elektronische Signatur
Diese Form der elektronischen Signatur bietet den geringsten Sicherheitsstandard und die Beweiskraft kann vor Gericht leicht bestritten werden. Dennoch ist es zulässig auch Verträge, in denen die elektronische Form der Unterschrift vereinbart ist, die einfache elektronische Signatur zu nutzen.
Im Personalmanagement ist diese Form bei internen Genehmigungsschritten sinnvoll einsetzbar, da auch die Einführung dieser Form der elektronischen Signatur mit überschaubarem Aufwand möglich ist.
2. Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Hier werden schon deutlich strengere Vorgaben gestellt, nach denen drei Kriterien erfüllt sein müssen. Eine mögliche Manipulation von Daten, die nach dem Signieren in einem Dokument vorgenommen wurde, muss erkennbar sein, die Signatur muss einer bestimmten Person eindeutig zugeordnet werden können und im Zweifel muss diese Person außerdem belegen können, dass sie die Signatur gesetzt hat und diese mit den entsprechenden Sicherheitsanforderungen übereinstimmt, wobei die Verwendung eines einmaligen und geheimen Software-Schlüssels vorausgesetzt wird. Mit der fortgeschrittenen Signatur wird die elektronische Form gewahrt und wie die einfache Variante kommt der fortgeschrittenen Signatur im Gerichtsverfahren ein Beweiswert zu. Sie ist als Objekt des Augenscheins zugelassen und ihr kommt eine nicht zu unterschätzende Beweiskraft zugute. Das Einsatzgebiet sind häufig formfreie Vereinbarungen, die keinen strengeren gesetzlichen Vorschriften unterliegen, im Personalmanagement könnten das einfache Arbeitsverträge sein.
3. Die qualifizierte elektronische Signatur
Bei der qualifizierten elektronischen Signatur ist zusätzlich das Zertifikat eines Zertifizierungsdiensteanbieters erforderlich. Hierzu muss man sich bei einem der Anbieter registrieren, indem man einen schriftlichen Antrag einreicht und sich per Ausweis identifiziert. Der Anbieter garantiert dann, dass der Antragsteller einen öffentlichen Signaturschlüssel besitzt, der mit seiner Identität übereinstimmt. Eine solche Zertifizierung ist üblicherweise nur für einen begrenzten Zeitraum (2-5 Jahre) gültig.
Mit der qualifizierten elektronischen Signatur wird die Schriftform auf Papier ersetzt. Sie bewirkt, dass der Unterzeichner tatsächlich das signierte Dokument verantwortet.
Mit dieser Form der digitalen Signatur können auch komplexe Vertragswerke im Personalmanagement, wie befristete Verträge oder Vertragsauflösungen rechtssicher signiert werden.
Um alle Zweifel auszuräumen, sollte an sich für die qualifizierte elektronische Signatur einen Anbieter suchen, der sich freiwillig bei der Bundesnetzagentur akkreditieren lassen hat. Der Zertifizierungsdiensteanbieter unterstellt sich dabei freiwillig der Kontrolle der Bundesnetzagentur und damit auch den Anforderungen des Signaturgesetzes und der Signaturverordnung. Im Gegenzug verleiht die Bundesnetzagentur dem Anbieter ein Gütesiegel. Auf diesen Sie sich als Kunde berufen dürfen. Sie finden die akkreditierten Anbieter auf der Internetseite der Bundesnetzagentur.
Diese Form der Signatur garantiert die Beweissicherheit vor Gericht – sie gewährleistet die Prüfbarkeit elektronischer Signaturen für bis zu 30 Jahre. Die Nutzung dieser akkreditierten, qualifizierten elektronischen Signatur ist dennoch noch nicht weit verbreitet, was sicher auf die noch recht hohen Kosten für die Akkreditierung zurückzuführen ist.
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