‍ 09. Mai 2025 ‍ ‍

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‍Herzlich Willkommen Besucher,

ich freue mich, heute unseren aktuellen Newsletter zusenden zu können.

Ich hoffe, dass wir wieder interessante Themen ausgesucht haben. 

Herzliche Grüße

Stephan Boehnke

Zeit der Abrechnung!

Ziele des Vorjahres werden abgerechnet, neue Ziele werden vereinbart - Was bringt das und vor allem wem?

Es ist erwiesen, dass Menschen mit klaren Zielen erfolgreicher sind als Menschen, die eher ziellos durch ihr Leben gehen. Daher ist es nachvollziehbar, dass viele Unternehmen versuchen Ziele auch für die Unternehmenssteuerung zu nutzen. Dabei gilt es aber einiges zu beachten, sonst werden Ziele sehr schnell ziellos genutzt.

1. Ziele sollten wirklich vereinbart werden, denn die Motivation ein Ziel auch zu erreichen steigt mit der persönlichen Identifikation mit dem jeweiligen Ziel.
2. Der Zielvereinbarungs- und der Zielerreichungsprozess sollte klar von der Ermittlung möglicher Incentives abgekoppelt sein. Man läuft sonst Gefahr bei der Zielabrechnung nicht über die Zielerreichung, sondern ausschließlich über Prämienhöhen zu sprechen.
3. Ziele sollten nach dem SMART Prinzip formuliert werden. Das ist mitunter herausfordernd, aber sicher nicht ein Ding der Unmöglichkeit.
4. Die Spielregeln bei veränderten Rahmenbedingungen sollten klar definiert sein. Ein Jahr ist lang und da können sich viele Einflussfaktoren ändern.

Führen mit Zielen ist nicht neu, hat sich aber durchaus bewährt. Sind Ziele sinnvoll aufeinander abgestimmt und zahlen kleinere Zielstellungen auf größere Zusammenhänge ein, dann ist ein Zielvereinbarungssystem ein sehr wirksames Führungsinstrument und kann einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg beitragen. Darüber hinaus ist es auch motivationsfördernd, denn jeder Mensch möchte erfolgreich sein. Mit erreichten Zielen lässt sich ein solcher Erfolg auch messbar machen und somit nachweisen.

Es kommt also nicht so sehr darauf an das man dieses Führungsinstrument einsetzt, sondern vor allem wie man es einsetzt. 

Sie wollen sich hierzu individuell beraten lassen? Dann nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf. Wer mehr Sicherheit in der Formulierung "SMART"er Ziele erlangen möchte, ist mit unserem halbtägigen Ziele-Workshop auf dem richtigen Weg. Der Workshop kann hier direkt gebucht werden.

Prozesse digitalisieren

Wie aus einem schlechten analogen Prozess ein schlechter digitaler Prozess wird! - oder eben gerade nicht!

Wer Prozesse digitalisieren möchte, sollte zunächst den vorhandenen Prozess analysieren und dessen Schwachstellen kennen. Mit der Analyse sollte demnach auch gleich eine Optimierung des Prozesses vorgenommen werden, dabei sind die Rahmenbedingungen des Digitalisierungstools zu berücksichtigen. Tut man das alles nicht, wird man sich über den schönen, digitalisierten Prozess mehr ärgern als freuen. Die erwarteten Verbesserungen werden zwangsläufig nicht eintreten können. 

Was ist also zu beachten, wenn man "richtig" digitalisieren möchte:

1. Gibt es Genehmigungsschritte? Wenn ja, ist zu identifizieren wie viele dieser Schritte vorhanden und ob diese Schritte nach einer Digitalisierung wirklich alle erforderlich sind.
2. Gibt es sachliche Prüfschritte im Prozess? Falls dies der Fall ist und diese Prüfungen einem Regelwerk unterliegen, sollte diese Prüfung digital abgebildet werden. Regelbasierte Prüfungen erledigen Maschinen schneller und zuverlässiger als Menschen.
3. Gibt es im Prozess Dokumente? Falls ja, ist das Erfordernis bei Digitalisierung zu prüfen. Wenn ein Erfordernis besteht, dann sollten die Dokumente ausschließlich digital zur Verfügung gestellt werden.
4. Sind Vertretungsregelungen klar definiert? Auch ein digitaler Prozess kommt ins Stocken, wenn ein Prozessbeteiligter nicht erreichbar ist und keine Vertretung hinterlegt wurde.

Es sind eigentlich nur wenige Punkte, die zu berücksichtigen sind. Aber diese Punkte können es in sich haben. Gerade der Punkt einer Vertretungsregelung kann eine erhebliche Prozessverzögerung mit sich bringen. Der größte Zeitfaktor bei administrativen Prozessen sind Transport- und Wartezeiten. Die Transportzeiten lassen sich durch Digitalisierung sehr leicht minimieren, die Warte- oder auch Liegezeiten hingegen sind davon abhängig, wie schnell ein Prozessbeteiligter reagiert. Ist die Person im Urlaub oder krank und es wurde keine Vertretung gepflegt, kann es Wochen dauern, bis der nächste Prozessschritt aktiviert wird.

Sinnvoll sind häufig auch Eskalationsszenarien, wenn nach Ablauf einer bestimmten Zeit nicht reagiert wurde. Das kann zwar nervig sein, aber es gibt eben Menschen, die man zu ihrem "digitalen" Glück zwingen muss.

Gern beraten wir Sie zu Digitalisierungsthemen. Buchen Sie hier einen unverbindlichen Beratungstermin.

Womit sollte digitalisert werden?

Nahezu jede HR Software bietet heutzutage ein Tool zur Prozesssdigitalisierung, aber ist das immer die richtige Wahl?

An einer Prozessdigitalisierung kommt man heute wohl nicht mehr vorbei. Das hat eine Vielzahl von Gründen. Ein Haupttreiber ist sicher, dass immer weniger Fachkräfte zur Verfügung stehen und daher Arbeitsschritte, die dafür geeignet sind, digitalisiert werden sollten.

Wenn man sich diesem Thema nähert, stellt sich automatisch die Frage, mit welchem Tool sollte die Digitalisierung umgesetzt werden. Und da fängt es an knifflig zu werden. Klar könnte man dafür die Process Engine des jeweiligen HR-Kernsystems nutzen, aber was passiert dann mit den anderen Systemen? Lassen die sich in die Prozesse einbinden? Gibt es geeignete Schnittstellen? Wie hoch ist der Implementierungs- und Wartungsaufwand?

Eine Alternative bieten systemunabhängige Process Engines. Also Systeme die sich der Daten verschiedener anderer Systeme bedienen und systemübergreifend Prozesse abbilden können. Ein Vorteil solcher Systeme ist die Tatsache, dass sie nicht nur auf das eigene Fachgebiet beschränkt sind. Der Process Engine ist es egal, ob HR-Prozesse, Einkaufsprozesse oder Finanzprozesse bearbeitet werden. Somit sind solche Systeme auch für die IT-Infrastruktur interessant. Schließlich möchte man ja aus einer IT-Perspektive nicht eine Vielzahl verschiedener Tools, die im Wesentlichen den gleichen Zweck erfüllen warten und pflegen.

Wer zudem noch eine Plattform auf Basis von NLC Technik auswählt, macht sich als Fachbereich sogar noch etwas mehr unabhängig von der IT. Wie kann das mit diesen 3 Buchstaben gehen? NLC steht für No-Low-Code, also kein Code oder wenig Code. Das hilft uns jetzt auch nicht viel weiter. Was heißt das also für den "Nicht" IT'ler? Mit No Code ist gemeint, dass man ohne Programmierkenntnisse aus einer Biobliothek mit vorgefertigten Funktionsbausteinen Prozesse zusammenstellen und produktiv setzen kann. Low Code hingegen erfordert Programmierkenntnisse, da hier fehlende Funktionsbausteine erstellt oder vorhandene angepasst werden. Man ist somit in der Lage komplette Applikationen auf Basis der unternehmenseigenen Prozesse aufzusetzen und zu nutzen.

Im Vergleich zur heute weit verbreiteten Standard-Software gibt es einige signifikante Unterschiede:

1. Standard-Software nutzt vom Softwarehersteller definierte Standards. Ob die immer zu den Anforderungen des eigenen Unternehmens passen ist fraglich, da hier nur die gängigsten Datenmodelle und Prozesse abgebildet werden. Abweichungen davon können aufwendig in der systemeigenen Programmiersprache entwickelt werden, sind aber häufig ein Problem bei Upgrades der Software. Prozesse auf Basis eine NLC-Plattform werden individuell auf die unternehmensbedürfnisse ausgelegt. Die überall bekannten "Sonderlocken", die es offiziell natürlich nirgendwo gibt, aber den Unternehmensalltag bestimmen sind im Zweifel auch abbildbar.
2. Standard-Software bietet ein Set von Funktionen und die werden lizensiert, egal ob diese Funktionen wirklich gebraucht werden oder nicht. Ich habe noch keine Standard-Applikation gesehen, bei der man einzelne Funktionen abwählen und somit den Preis senken konnte. Normalerweise gibt es Funktionspakete, die nimmt man oder eben auch nicht, egal wie hoch der Nutzungsgrad ist. In einer NLC-Plattform hingegen werden nur die Funktionen ausgeprägt, die wirklich gebraucht werden.
3. Die Nutzer von Standard-Software unterwerfen sich den Standards der Softwarehersteller und müssen diese Standards nutzen. Die Nutzer einer NLC-Plattform müssen klar definieren was sie benötigen, denn genau das wird Ihnen auch geliefert. Das heißt der konzeptionelle Aufwand ist bei der Nutzung der NLC-Technologie höher, der laufende Betrieb hingegen deutlich günstiger.

Was entspricht nun Euren Wünschen? Lieber Standard und in der breiten Masse mitschwimmen oder doch eher Individualität und damit die Chance, sich von den anderen abzuheben?

Wer mehr zu diesem Thema erfahren möchte, macht gern einen Termin mit uns aus.

Sie erreichen uns unter kontakt@boehnke-hr-consult.com